A FAI.UFSCar relembra aos coordenadores de projetos que o prazo para processamento de pagamentos é de até 10 (dez) dias úteis, sendo que as Notas Fiscais devem ser enviadas, necessariamente, dentro do mês de emissão em razão do prazo para recolhimento de impostos, sob o risco da quitação não poder ser executada em datas excedentes. Esse período é necessário já que os documentos passam por alguns processos de análise crítica antes de serem pagos, nos quais são realizadas várias verificações e validações, entre elas a situação cadastral do fornecedor e a autenticidade do documento, se o mesmo está aderente as legislações contábeis e fiscais, além de serem auditados por órgãos fiscalizadores e também por uma empresa de auditoria independente.

Passo a passo: Quando o documento é entregue na Recepção da FAI, ele é registrado no sistema de trâmite interno e encaminhada ao setor de Projetos, que verifica saldo, vigência, o produto ou o serviço adquirido, os dados FAI na nota fiscal, a forma de vencimento do documento (nota fiscal ou boleto), os dados do beneficiário, além de CPF, CNPJ e as informações bancárias. Em casos especiais, também é averiguado se há reoferta em tramitação na Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) da UFSCar. Para pagamentos de bolsas, ainda é checada a nomeação dos membros da Equipe de Trabalho na ProEx e quanto ao Plano de Trabalho aprovado, item específico para projetos financiados pela Petrobras.

Após toda essa validação, o documento segue para o setor de Compra e Importação onde é feito o cadastro do fornecedor, conforme dados do Cartão de CNPJ, e mais uma vez checado os dados bancários. Também é realizado o cadastramento do produto ou serviço e confirmada sua Classificação Fiscal, então, é concluída a ativação cadastral. Por fim, a Nota Fiscal é analisada com conferência dos dados de faturamento e identificação da matriz e filiais, para, assim, ser emitida a Ordem de Compra, com localização e digitação do fornecedor a ser pago e descrito cada item presente no documento.

Na sequência, o setor de Recebimento Fiscal faz uma análise crítica da situação tributária e valida a autenticidade do documento, verificando se o mesmo está aderente as legislações contábeis e fiscais. Neste momento, é gerado o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) e Guias de recolhimentos e também os registros da escrituração fiscal que são transmitidos mensalmente aos órgãos fiscalizadores.

Depois da realização das análises, os documentos são enviados para pagamentos no setor Financeiro e de Contabilidade da FAI.UFSCar, responsável pelas quitações das despesas que são contraídas junto a fornecedores referentes a compra de materiais permanentes, de uso ou consumo, prestação de serviços, tributos – sejam eles municipais, estaduais ou federais, e ainda aquelas despesas fixas que são necessárias para manter o funcionamento de um projeto, bem como encargos de folha de pagamento, benefícios e despesas de viagem. Para garantir a integridade da operação, todos os pagamentos são realizados de forma eletrônica,