Arquivo da FAI.UFSCar é referência para pesquisa de documentos
(fotos: Letícia Longo)
A FAI.UFSCar mantém um Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo com 1,88 milhão de papéis, ou 2.350 caixas de arquivo, para disponibilizar informações e documentos referentes aos seus procedimentos internos e aos cerca de 600 projetos de ensino, pesquisa ou extensão que gerencia por ano.
Para servir de referência, prova ou fonte de pesquisa, o sistema respeita normas nacionais, internacionais e atende especificidades próprias da Fundação. Há vários tipos de documentos divididos em três categorias básicas de acordo com seu ciclo de vida: 1ª idade, correntes ou ativos, de uso frequente; documentos de uso pouco frequente, classificados como de 2ª idade, ou intermediários; e os de 3ª idade, ou permanentes, que devem ser guardados definitivamente.
“A falta de gestão de documentos de arquivo em uma empresa ou instituição acumula um volume desnecessário de papéis”, salienta a bibliotecária Maria Lúcia Clapis, responsável pela reestruturação e conservação do acervo da FAI.UFSCar desde 2013. Foram eliminadas mais de 8 toneladas de documentos neste período.
Embora seja uma entidade de direito privado, a FAI.UFSCar gerencia projetos financiados com recursos públicos, o que exige o cumprimento de uma série de leis destinada a órgãos públicos. A Lei de Acesso à Informação (nº 12.527/2011) é uma delas. “Ter os documentos organizados otimiza espaço físico e agiliza o acesso à informação e ao documento”, ressalta Maria Lúcia.
O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo também melhorou a eficiência dos serviços internos. “A prestação de contas de um projeto que hoje é concluída em até um dia demorava semanas porque cada documento ficava em um setor diferente ”, lembra José Eduardo Boense Tavares, supervisor de Projetos da FAI. “Sem contar que os documentos permanentes ficam em um ambiente adequado, o que garante o bom estado de conservação”, completa.
