Em 2016, teve início a implantação de uma nova ferramenta de gestão de cursos e eventos que agregou mais valor aos serviços oferecidos e otimizou todo o seu processo sem aumentar custos operacionais, cujo planejamento foi realizado após as avaliações e reestruturações de 2014. A nova plataforma digital é chamada VP Eventos.

Para melhorar o atendimento e manter a ferramenta em constante desenvolvimento e aperfeiçoamento, com vistas ao crescimento das ofertas de cursos e eventos em todos os campi da UFSCar, a FAI.UFSCar criou, na Gerência de Projetos, uma equipe específica de gestão de cursos e eventos. Com a nova ferramenta, os resultados apresentados são satisfatórios e animadores.

A nova plataforma oferece uma série de novas funcionalidades, além das oferecidas pelo sistema anterior, que possibilitava somente o recebimento de inscrições e geração de boletos não registrados. A nova ferramenta coloca à disposição dos coordenadores um site completo, com visual atrativo e tecnologia atual, permite a submissão de trabalhos científicos e acadêmicos, uma antiga demanda de coordenadores, que também passam, juntamente com outros usuários da ferramenta, a ter o registro e controle das avaliações e feedback.

As novas facilidades não param por aí. Há a disponibilização de crachás com código de barras, certificados de participação personalizados, envio de e-mails automáticos para cada ação dos participantes e alunos na plataforma, controle do número de vagas por categoria e de lista de espera com atualização automática, realização de sorteios, geração de listas de e-mails, dentre outras, que somadas otimizam e facilitam o trabalho dos coordenadores, comissões organizadoras, alunos, participantes e das equipes de cursos e eventos e do financeiro da FAI.UFSCar.

Com a implantação da nova plataforma, as informações utilizadas pela FAI.UFSCar estarão reunidas em uma única base de dados, interligadas pelo Sistema Integrado de Gestão (ERP). Dessa forma, tarefas que antes eram realizadas manualmente, com maior probabilidade de erro e retrabalho, como a complementação e atualização constantes de dados, passarão a ocorrer de forma automatizada, diminuindo consideravelmente o risco de erros operacionais e aumentando a confiabilidade do sistema.

O investimento na ferramenta soluciona ainda a questão que está relacionada a nova norma do Banco Central e da Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN), que exige que todos os bancos e empresas devem deixar de trabalhar com os boletos não registrados, que acarretavam diversos problemas, como a falta de integridade de informações. Os boletos que antigamente eram gerados pela FAI.UFSCar para depois serem transferidos para o Banco do Brasil, agora já são gerados diretamente no site do próprio banco, oferecendo mais segurança para todos os envolvidos.

Outras reivindicações antigas dos coordenadores de projetos relacionados a eventos também foram atendidas, como o pagamento dos cursos e eventos por meio de cartões de crédito nacional e internacional e por débito online e o acesso, que antes era apenas do aluno e da FAI.UFSCar, também para o coordenador dos dados cadastrais, aumentando seu controle e gerência sobre os cursos ou eventos que promove .

Dez eventos já estão sendo gerenciados por meio