FAI firma parceria com empresa júnior da UFSCar
A FAI.UFSCar (Fundação de Apoio Institucional ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico da Universidade Federal de São Carlos) firmou uma parceria com a Produção Jr. Consultoria, empresa júnior do curso de Engenharia de Produção da própria universidade, para mapear o fluxo operacional do trabalho diário com o objetivo de tornar mais eficiente e ágil a gestão de seus projetos.
A primeira etapa da parceria, já concluída, trouxe como resultados o detalhamento dos processos internos, a descrição de algumas atividades consideradas críticas e a definição da cadeia de valor da FAI.UFSCar. “Identificamos a FAI como um todo e a relação entre os processos, desde o início até o final, passando pelos setores e verificando as tarefas que cada um executa”, explica José de Carvalho Assumpção Neto, assessor da direção executiva da FAI.UFSCar. “Mapeamos o fluxo operacional de forma detalhada e macro, o que é algo inédito”, afirma.
Segundo o gerente de projetos da FAI.UFSCar Alexandre Bueno, o mapeamento identificou possíveis dificuldades nos processos internos e alguns processos de fluxo já começaram a ser corrigidos. Outros foram identificados na validação do estudo. “Esse diagnóstico foi uma grande contribuição dos alunos porque colaborou com nossa organização”, comemora. “Já notamos melhorias, porém quando todo este mapeamento estiver pronto nós vamos conseguir identificar quais são os processos mais críticos”, explica Neto.
A Produção Jr. Consultoria também realizará um diagnóstico completo de possíveis melhorias e a implementação de medidas de controle. Por meio deste trabalho será possível obter um manual de procedimentos padronizado, evitando retrabalhos e otimizando o tempo gasto na realização de tarefas. “Nesta próxima fase vamos levantar alguns indicadores para avaliar os processos que devem ser corrigidos e saber se eles estão sendo bem executados”, conta Neto.
A necessidade deste mapeamento surgiu a partir da implementação do Sistema de Gestão Integrada (ERP) no cotidiano da FAI.UFSCar. O Sistema foi instalado há cerca de um ano visando otimizar a gestão dos projetos, já que ele possibilita um fluxo de informações único, contínuo, consistente e com rastreabilidade de todas as operações, sob uma única base de dados.
No total, até o momento foram mapeados nos setores de Arquivo, Compras e Importação, Controle de Patrimônio (FAI e projetos), Financeiro (Contabilidade, Contas a Pagar, Contas a Receber, Faturamento, Recebimento fiscal e Tesouraria), Gestão Administrativa e Gestão de Pessoas, cerca de 57 processos e para as operações que exigem mais atenção 18 procedimentos operacionais.
